المتابعة والتقييم
بعد انتهاء فريق العمل في المشروع من تنفيذ الأعمال والمهام والأنشطة الرئيسة لصنع المنتجات بصورتها النهائية، يجب التحقق من توافق ما نُفّذ على أرض الواقع مع ما خطط له في دراسة الجدوى ومراقبة العمل ومتابعة الأنشطة وتقييمها للتأكد أن العمل يسير على النحو الأمثل واكتشاف مواطن الضعف والخلل وتحسينها فما المقصود بالمتابعة والتقييم؟
التمييز بين مفهوم المتابعة ومفهوم التقييم
عزيزي الطالب سيساعدك النشاط الآتي على التمييز بين المتابعة والتقييم
في ما يأتي مجموعة من الخصائص التي تُبيّن الفرق بين التقييم والمتابعة:
- تتم طوال زمن تنفيذ المشروع
- تحدث عند نقاط معينة أو مراحل محددة من المشروع أو في النهاية
- تركز على نهاية النشاط
- تركز على النتائج النهائية
- تركز على الأنشطة نفسها وكيفية تنفيذها
- تركز على مدى سير الأعمال وكيفية إدارتها
- تهتم بتوضيح التفاصيل الكلية للأعمال والأنشطة
- تعنى بتحديد مستوى الأداء في العمل
صنف كل منها إما متابعة وإما تقييم، إذا علمت أن:
|
التقييم: هو تحديد مستوى الأداء الخاص بنشاط معين ومنحه قيمة معينة. |
والمتابعة: عملية منظمة مخططة مستمرة تحدث بصفة دورية منتظمة على مدار عمر المشروع لجمع المعلومات عن إنجازاته وتأثيراته وسير عمله ثم إعدادها وإيصالها إلى إدارة المشروع أو غيرها من الجهات المعنية بغية مساعدتها على اتخاذ القرارات المناسبة لتنفيذ المشروع بكفاءة وصولاً إلى تحقيق الأهداف المخطط لها. |
| خصائص المتابعة |
خصائص التقييم |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
قارن ما توصلت بالإجابات الآتية:
|
مفهوم المتابعة |
مفهوم التقييم |
|
تتم طوال زمن تنفيذ المشروع |
تحدث عند نقاط معينة أو مراحل محددة من المشروع أو في النهاية |
|
تركز على الأنشطة نفسها وكيفية تنفيذها |
تركز على نهاية النشاط. |
|
تركز على مدى سير الأعمال وكيفية إدارتها. |
تركز على النتائج النهائية. |
|
تهتم بتوضيح التفاصيل الكلية للأعمال والأنشطة. |
تُعنى بتحديد مستوى الأداء في العمل. |
ما أهمية كل من المتابعة والتقييم
أهمية المتابعة
تعد المتابعة عملية مستمرة لجمع البيانات والمعلومات للمشروعات والبرامج وتحليلها، بهدف تحديد مدى توافق سير أنشطة المشروع مع الخطة الموضوعة لها لبيان:
- وضعه الحالي
- تحليل موقفه
- مقارنة ما تحقق فعلاً بما خطط لتنفيذه
- تحديد مواطن القوة واستثمارها ومواطن الضعف وتحسينها
- تحديد المشكلات
- قياس التقدم الحاصل في الأنشطة والعمل
- اتخاذ قرارات بخصوص الأفراد والوقت والتكاليف والجودة وكفاءة الأداء
أهداف التقييم
يهدف التقييم إلى:
- قياس مدى كفاءة المشروع
- تحقق الأهداف والغايات المنشودة
نموذج التحليل الرباعي(SWOT)
يرى أصحاب المشروعات غالبًا أن طريقة عملهم هي أفضل من غيرها من العمل. ولكن لا بُدّ أن يسألوا أنفسهم الأسئلة الآتية:
- هل الطريقة المتبعة في عمل المشروع هي الفضلى؟
- ما الذي يمكن فعله لزيادة أرباح المشروع؟
- ما الذي يحتاج إلى تحسين؟
- كيف يمكن جذب المزيد من الزبائن؟
- هل يدار المشروع على نحو يتسم بالمهنية؟
عزيزي الطالب ينبغي لأصحاب المشروع تحليل مشروعهم كل ثلاثة أشهر أو أربعة على الأغلب لتقرير إذا كان يمكنهم تحسين أرباح المشروع، ولتحليل المشروع يُستخدم نموذج التحليل الرباعي المعروف بـ(SWOT)، ويتضمن هذا التحليل أربعة عناصر أساسية وهي:
|
 |
ولتعرّف كيفية تحليل المشروع باستخدام نموذج التحليل الرباعي (SWOT)، إليك عزيزي الطالب المثال الآتي:
تدير رهام محلًّا لطباعة بطاقات الأشخاص التعريفية، وقوائم الطعام للمطاعم والأماكن الترفيهية، وقد قررت إعادة النظر في كيفية إدارة مشروعها، وذلك لمعرفة إذا كان الأسلوب الذي تتبعه في إدارة المشروع ناجحًا أم لا. أعدّت قائمة تحوي مختلف الجوانب المتعلقة بمشروعها، وكانت النتيجة كالآتي:
- طباعة قوائم الطعام للأصدقاء بنصف الثمن
- بناء فندق جديد وسط المدينة قرب محل رهام
- تسجيل المبيعات في دفتر اليومية يوميًا
- طباعة بعض القوائم للزبائن بصورة تفتقر إلى الجودة
- التعامل اللطيف مع الزبائن دائماً
- افتتاح ثلاثة محال للطباعة في المدينة قرب محل رهام
- فتح أحد هذه المحال أبوابه للزبائن مبكراً كل يوم قبل فتح محل رهام بساعة
- عدم سداد أقساط ترخيص المحل عن ثلاثة الأشهر الماضية
- زيارة ثلاثة فنادق في المدينة والحصول على بعض الطلبيات الجديدة
- شيوع خبر مؤكد من مجلس المدينة عن مناقشة موضوع إغلاق الفعاليات والأنشطة التجارية في الشارع الذي يوجد فيه محل رهام
- شيوع خبر مؤكد يفيد بفرض الحكومة ضرائب جديدة
صنّف عزيزي الطالب الأمور الواردة في القائمة السابقة إلى نقاط قوة ونقاط ضعف وفرص وتهديدات لمشروع رهام
إلى ماذا توصلت؟ قارن ما توصلت إليه مع التحليل الآتي:
|
نقاط الضعف |
نقاط القوة |
|
|
|
|
|
|
|
التهديدات المحتملة |
الفرص المتاحة |
|
|
نتائج هذا التحليل لوضع المشروع تُعدّ عاملًا مهمًا في التخطيط واتخاذ القرارات.
ولا بُدّ لرهام من إجابة الأسئلة الآتية :
- ما الذي يمكنني فعله لتحسين نقاط الضعف للمشروع؟
- كيف يمكنني تعزيز نقاط القوة للمشروع؟
- ما الذي يمكني فعله للاستفادة من الفرص المتاحة أمام مشروعي؟
- كيف يمكنني حماية المشروع من التهديدات التي تواجهه؟
- وفي المحصلة النهائية وبناءًا على نتائج التحليل، يُتم إعداد تقرير يتضمن التوصيات والمقترحات للتحسين والتطوير والتي تؤدي إلى استمرارية المشروع وزيادة أرباحه.
هل قدرت عزيزي الطالب أهمية التحليل الرباعي (SWOT)؟
أهمية التحليل الرباعي (SWOT)
يساعد تحليل هذه النقاط (SWOT) على تحديد الإيجابيات والسلبيات داخل المشروع عن طريق نقاط القوة ونقاط الضعف.
ويساعد أيضًا على تحديد الإيجابيات والسلبيات الموجودة خارج المشروع عن طريق الفرص المتاحة والتهديدات المحتملة إذ إن نتائج هذا التحليل لوضع المشروع تعد عاملًا مهماً في التخطيط واتخاذ القرارات.
يهدف هذا التحليل إلى دراسة العوامل الداخلية مثل البناء على نقاط القوة وتخفيف نقاط الضعف ويهدف الى دراسة العوامل الخارجية مثل اقتناص الفرص ومواجهة التهديدات.
يجب أن تتضمن دراسة العوامل الداخلية (نقاط القوة ونقاط الضعف) موارد المشروع الخاصة وهي:
- الموارد البشرية: مثل مؤهلات العاملين ومهاراتهم وقدراتهم الإنتاجية
- الموارد المادية: المعدات والآلات من حيث كفاءتها وقدرتها الإنتاجية والمواد الخام من حيث جودتها وتكلفتها ومدى توافرها
- الموارد المالية: مصادرها وكيفية الحصول عليها
- الأنشطة: الأنشطة الرئيسة التي تنفذ لإنتاج السلع أو تقديم الخدمات بصورة منافسة
- التجارب السابقة: الاستفادة من التجارب الناجحة مثل زيادة الإنتاجية بتدريب العاملين على عمليات الإنتاج وتحسين التجارب غير الناجحة مثل ضعف حجم المبيعات لأحد المنتجات بسبب عدم وجود حملات دعائية جيدة له
أما العوامل الخارجية(الفرص المتاحة والتهديدات المحتملة) فتشمل ما يأتي:
- الاتجاهات المستقبلية في مجال المشروع
- الاقتصاد: المحلي والوطني والعالمي
- مصادر التمويل: المؤسسات والمانحون
- الأوضاع الديموغرافية المتعلقة بالسكان: التغيرات في العمر والعرق والجنس(النوع الاجتماعي) والثقافة لدى زبائن المشروع المحتملين أو التغييرات البيئية الطبيعية مثل الكوارث الطبيعية(الزلازل، البراكين) أو التغيرات المادية مثل زيادة فرص الاستثمار والتمويل في البلد
- التشريعات: يقصد بذلك مدى إسهام القوانين والأنظمة الحكومية في جعل العمل في المشروع سهلاً أو صعباً
- الأحداث المحلية أو الوطنية أو العالمية مثل الحروب أو تغير سياسة التبادل التجاري مع الدول الأخرى
